Als specialist in het vervullen van toezichthoudende functies, spreken we bijna dagelijks (potentiële) toezichthouders, opleiders, bestuurders en stakeholders. Persoonlijke en vaak indringende gesprekken, geven ons een inkijk en een goed beeld van de beweegredenen om een toezichthoudende functie te aanvaarden. Het houden van toezicht is inmiddels ontwikkeld met al haar verplichtingen, verantwoordelijkheden en maatschappelijke opgaven. Elke maand stelt Delfin Executives 5 vragen aan een toezichthouder.

“Vel geen oordeel maar stel de juiste vraag”, Carla Langen

We spraken Carla Langen, tot haar pensionering voorzitter van het College van Bestuur van Leeuwenborgh Opleidingen, tot eind 2019 voorzitter Raad van Toezicht Kindante, lid Raad van Toezicht van De Zorggroep in Venlo en momenteel voorzitter Raad van Toezicht Stichting Pergamijn, voorzitter Raad van Toezicht Cubiss en voorzitter van de Centrale Cliëntenraad van Envida.

Waarom wilde je toezichthouder worden?

Eigenlijk ben ik pas op latere leeftijd begonnen als toezichthouder. Tijdens mijn werkzame leven vond ik dat het niet te combineren was, zowel qua tijd als functie. Doordat ik vooral veel mét toezichthouders werkte, ontstond er wel een latente behoefte om iets terug te doen. Toen ik stopte als voorzitter CvB had ik tijd en ruimte en waren er ook organisaties die het interessant en zinvol vonden om mij als toezichthouder aan te stellen.

Als je naar mijn toezichthoudende functies kijkt, is er ook altijd die rode lijn van zorg en onderwijs. Dat zijn gebieden waar ik me thuis voel en waar ik iets kan bijdragen voor de organisatie en vooral de doelgroep. Zowel bij Kindante, de Zorgroep als nu bij Cubiss, Pergamijn en Envida ben ik blij een steentje te kunnen bijdragen.

Mijn rol bij Envida lijkt enigszins op een toezichthouderschap. Als voorzitter van de Centrale Cliëntenraad zorg ik met name voor de verbinding tussen de cliëntenraden, de zorgen en ideeën van bewoners en het contact met RvB en RvT, je staat dichterbij de doelgroep. Een andere rol maar erg interessant.

Ik hoop ook van harte dat er meer jonge toezichthouders worden geworven!

Wat is jouw rol in deze crisistijd?

De rol van de toezichthouder verandert niet in crisistijd, de mate waarin je taken uitvoert wel. Je legt accenten anders. Je bent nog steeds werkgever, sparringpartner en ‘controleur’. Maar juist die rol van sparringpartner is nu van essentieel belang. Meekijken, meepraten, betrokken zijn, zonder op de stoel van de bestuurder te gaan zitten. Het voordeel is dat ik zelf bestuurder ben geweest waardoor ik heb mogen ervaren hoe belangrijk het is om de rollen goed te scheiden én tegelijkertijd in het belang van de organisatie en de doelgroep samen te werken.

Crisissituaties vergen van zowel de toezichthouder als ook van de bestuurder meer flexibiliteit. Het kan voorkomen dat je sneller besluiten moet nemen, dat je vaker beschikbaar bent als klankbord. Communicatie met je Raad maar ook met de organisatie is dan heel erg belangrijk. Bijna wekelijks heb ik contact met de bestuurders van de organisaties waar ik toezichthouder ben.

En, vergeet vooral dat schouderklopje niet voor die bestuurder die in een crisissituatie moet acteren: geef complimenten, uit je waardering!

Wat zou morgen in toezichthoudend Nederland direct veranderd moeten worden?

Het eeuwigdurende geredeneer. Ik zeg wel eens ‘trap niet in de fuik van de rederering’, oftewel als toezichthouder moet je je niet met de details bezighouden, dat is aan de bestuurder en de organisatie.

Ik sprak onlangs met iemand binnen een andere organisatie over de rol van toezicht bij een huisvestingsplan. Het ging tot op detail over vierkante meters en dus over geld. De vraag die je als toezichthouder moet stellen is of het met het oog op de toekomst nodig is om uit te breiden, wat zijn ontwikkelingen? Past de strategie in de huidige corona-tijd. Daar moet het over gaan en niet over de inpassing van de vierkante meters.

Houdt de grote lijnen in de gaten en ‘zoom niet te diep in’ op de details.

Waarom is goed toezicht in jouw ogen belangrijk?

Goed toezicht houdt in mijn ogen ook in dat je verder kijkt dan je eigen organisatie. Dat klinkt makkelijker dan het is. Vaak zie je dat bestuurders goed en intensief samenwerken in bepaalde netwerkorganisaties. Zelden komt het voor dat ook de toezichthouders dat doen. Juist door elkaar op te zoeken, kun je van elkaar leren of begrip hebben voor standpunten van elkaar.

Goed toezicht is dus ook intensief gebruik maken van je netwerk of dat netwerk uit te breiden ten dienste van de organisatie en je doelgroep. Kennisdelen is het toverwoord.

Goed toezicht is dat dat je ook je voelsprieten hebt ín de organisatie. Zorg voor een goede vertrouwensband met je bestuurder, dan is er openheid en transparantie binnen de rest van de organisatie en wordt het gewaardeerd wanneer je met medewerkers, bewoners, patiënten of studenten spreekt. Openheid en vertrouwen. Het mag best van tijd tot tijd schuren, als vertrouwen maar het uitgangspunt is.

Welke tips heb je voor een nieuwe toezichthouder?

Als nieuwe toezichthouder moet je vooral nieuwsgierig zijn, vragen durven stellen. Waar gaat het over, wat vindt de doelgroep ervan, wat vindt de ‘eindgebruiker’? Proef de sfeer van de organisatie en heel belangrijk “vel geen oordeel maar stel de juiste vraag”. Een hele reeks tips maar allemaal even belangrijk.

Zorg vooral dat je goed geïnformeerd bent en voorbereid. Stel vragen, bouw een band op met de ondernemingsraad of andere gremia, weet wat relevante thema’s zijn. Ik vraag wel eens aan een bestuurder naar een ‘halffabrikaat’, oftewel de weg naar een besluit. Dat zijn nog de momenten om te sparren of bij te sturen.

Tot slot: ben kritisch. Vragen die ik telkens zelf stel bij een te nemen besluit zijn: 1) voor welk probleem / welke kans is dit de oplossing, 2) is het goed voor de doelgroep, 3) wat betekent het voor de medewerkers en 4) wat betekent het voor de huishoudbeurs van de organisatie.

Wellicht dat die hulpvragen ook een nieuwe toezichthouder goed op weg helpen in hun nieuwe rol.