Als specialist in het vervullen van toezichthoudende functies, spreken we bijna dagelijks (potentiële) toezichthouders, opleiders, bestuurders en stakeholders. Persoonlijke en vaak indringende gesprekken, geven ons een inkijk en een goed beeld van de beweegredenen om een toezichthoudende functie te aanvaarden. Het houden van toezicht is inmiddels ontwikkeld met al haar verplichtingen, verantwoordelijkheden en maatschappelijke opgaven. Elke maand stelt Delfin Executives 5 vragen aan een toezichthouder.

We spraken Mirjam Depondt-Olivers, lid van de Raad van Commissarissen bij L1, lid Klachtencommissie branchecode goed bestuur MBO, lid van de Raad van Toezicht van Mosalira en sinds maart 2019 lid van Provinciale Staten van Limburg. Tot medio 2018 was Mirjam werkzaam als voorzitter van de Raad van Bestuur van Woonpunt en was ze van 1999-2006 wethouder van de gemeente Maastricht. Ook vervulde ze de afgelopen twee decennia meerdere toezichthoudende functies bij o.a. Zuyd Hogeschool, WML en Maastricht Marketing.

Waarom heb je je beschikbaar gesteld als lid van een RvC of RvT?

Ik ben al mijn hele leven werkzaam in de (semi-)publieke sector en dat zegt eigenlijk alles over mijn drive: maatschappelijke doelen realiseren. Continu wil ik me inzetten voor de samenleving, dat zit nu eenmaal in mijn persoon. Of dat nu als wethouder was, bij de woningcorporatie, Mosalira of L1. Telkens weer beslissingen nemen of kaders stellen voor organisaties met een maatschappelijke relevantie. Steeds weer vanuit een andere rol maar met respect voor elkaars functie. Soms hebben toezichthouders de neiging om zich te bemoeien met operationele zaken. Gelukkig weet ik dat vanuit mijn ervaring als bestuurder én toezichthouder goed te scheiden,  en in de Raden van Toezicht waarin ik heb gefunctioneerd of nog steeds werk houd je elkaar als team ook scherp. Ook dát is in het belang van de organisatie cruciaal! Kortom, als ik in twee woorden moet antwoorden waarom ik me beschikbaar heb gesteld voor een functie binnen een Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht: “maatschappelijke relevantie”.

Wat zou morgen in toezichthoudend Nederland direct veranderd moeten worden?

Veranderen is een groot woord, ik zou liever willen zeggen: ‘met klem aandacht voor vragen’. Met klem zou aandacht gevraagd moeten worden voor diversiteit,  en dat gaat veel verder dan ‘man-vrouw’. In essentie ben ik niet voor quota’s maar het aantal vrouwen is wel nog ondervertegenwoordigd. Ook ervaring-minder ervaring, andere culturen, leeftijd zijn afwegingsfactoren. Maar je moet ook niet ‘doorslaan’ om het populair te zeggen. Je hebt als toezichthouder ook een bepaalde verantwoordelijkheid waarbij opleidingsniveau en/of werkervaring je goed kan ondersteunen bij de functie die je hebt. In dat kader zou er meer aandacht besteed moeten worden aan trainingen, cursussen, scouten van talent maar vooral ook teambuilding. En maak een toezichthoudende rol aantrekkelijk zodat je een goede mix in je team hebt. Toezichthouders fungeren vaak op de achtergrond, de bestuurder is het ‘gezicht’ van de organisatie. Als er iets mis is met een organisatie komt de RvT pas in de spotlights. Onbedoeld wordt dan een bepaald imago gekweekt. Hoe goed zou het zijn vooral om nieuwe toezichthouders te werven als je meer zichtbaar bent als RvT of RvC.

Wat is jouw belangrijkste advies aan een toekomstige toezichthouder?

Mijn belangrijkste advies is: blijf jezelf, blijf onafhankelijk. Dat klinkt eenvoudig en vanzelfsprekend maar daar moet je continu alert op blijven. Je krachtigste instrument is het stellen van vragen. Blijf dat doen, vragen, vragen, vragen….. Zorg dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt om je taak te vervullen. Dat kan door vragen te stellen aan je bestuurder, aan je collega’s in de RvC of RvT maar ook daarbuiten. Zoek je contacten en informatie ook binnen de organisatie waar je toezicht op houdt. Ga op werkbezoek en dan niet alleen op de formele momenten.

Welke vaardigheden en competenties zijn in jouw ogen onmisbaar om je functie uit te oefenen?

De belangrijkste competentie is dat je goedontwikkelde voelhoorns moet hebben. Wat speelt er, hoe krijg je informatie, hoe interpreteer je informatie, in welke context spelen situaties. Doorbreek het systeem, ga op onderzoek uit, ben sensitief. Dat zijn echt de belangrijkste competenties die je als basis moet hebben om je rol goed te vervullen. Essentieel is ook dat je de ‘Boardroom Dynamics’ beheerst oftewel de verhoudingen tussen commissarissen en bestuurders. Verdiep je niet alleen in de organisatie maar ook in de inhoud én verantwoordelijkheid die je als toezichthouder hebt. Met de juiste competenties kun je hierin goed acteren.

Hoe ziet de ideale Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen uit?

De ideale Raad is afhankelijk van de organisatie. Zorg dat je veel achtergronden en kennis in je Raad verzamelt zonder de valkuil dat – als voorbeeld –  de financiële man of vrouw het werk van de accountant over doet. De ideale Raad is die mix waar ik over sprak. En de ideale Raad heeft voortdurend aandacht voor continuïteit, zelfreflectie en eigen opvolging. Blijf scouten, geef onervaren toezichthouders ook kansen, zeker als er veel ervaring in je huidige Raad zit. De ideale Raad maakt toezichthouden zichtbaar, de toezichthouders houden elkaar scherp. De ideale Raad is onafhankelijk, besluitvaardig en benaderbaar. Geen noodzakelijk kwaad maar een kwalitatief goede aanvulling en eindverantwoordelijk gremium ten dienste van cliënten, medewerkers en organisatie.