Het kan verkeren. Binnen Delfin Executives zijn we een warm voorstander van persoonlijk contact in het gehele proces van intake van de opdracht tot het invullen van de vacature. Maar dat gaat nu even niet. En toch willen wij alle procedures vooral door laten lopen. In samenspraak met diverse opdrachtgevers en kandidaten hebben wij besloten het proces volledig virtueel te laten verlopen.

En dat gaat nog een hele uitdaging worden, want we hebben er procedures tussen zitten waar minimaal 6 personen in een sollicitatiegesprek participeren. Dus deze week hebben we flink geoefend met het hele team van Delfin Executives. Waarbij we vanzelfsprekend tegen alle items zijn aangelopen die we al voorbij hebben zien komen op diverse media. Beeld dat wegvalt, iemand die iets te zwaar ademhaalt in de microfoon, een vraag stellen en het blijft oorverdovend stil, of er komt een oorverdovend geluid binnen alsof iemand op de startbaan van een vliegveld staat, twee deelnemers spreken tegelijkertijd. En zo kunnen we nog wel even doorgaan.

Virtueel Sollicitatie proces met duidelijke afspraken

Maar we kunnen u gerust stellen. We hebben inmiddels ervaring opgedaan en een heus Video-Call-Protocol opgesteld:

• De host van de video-call heeft de leiding, is de moderator van het gesprek. In het geval van sollicitatieprocedures is dat de contactpersoon van Delfin Executives. Hij of zij bepaalt wie er aan het woord komt. De moderator is zelfs in staat om de audio (=spraak) van iedereen uit te zetten. Zo voorkom je dat een kandidaat van meerdere interviewers tegelijkertijd vragen krijgt c.q. dat er veel omgevingsgeluid bij een ieder binnenkomt
• Zodra de kandidaat zich meldt, plaatsen we hem of haar eerst in een virtuele wachtkamer. Zodra het team compleet is “halen wij de kandidaat op”
• Iedere deelnemer krijgt een rol toebedeeld. Een of twee personen stellen vragen
• Na afloop kan iedereen om de beurt vragen stellen of opmerkingen plaatsen
• Er mag tijdens de meeting niet gewerkt worden op een toetsenbord
• De achtergrond wordt ingesteld op diffuus, focus ligt op de deelnemer
• Denk er aan om de mobiele telefoon uit te zetten. Gebruikt u de mobiele telefoon voor de video call, schakel oproepen dan door.
• Zorg dat de batterij van uw laptop, telefoon of tablet voldoende is opgeladen
• Iedere deelnemer is representatief gekleed, het is en blijft een zakelijke bijeenkomst

We pretenderen niet dat deze lijst uitputtend is. In de loop van de komende weken zullen we vast en zeker in situaties terechtkomen die we nu niet hebben voorzien. Wij zijn er wel van overtuigd dat we met deze afspraken het optimale uit het virtuele interview halen. En niet onbelangrijk, we gaan op een serieuze manier om met elkaars gezondheid en die van anderen.