Vijf vragen aan Ton Mans

Als specialist in het vervullen van toezichthoudende functies, spreken we bijna dagelijks (potentiële) toezichthouders, opleiders, bestuurders en stakeholders. Persoonlijke en vaak indringende gesprekken, geven ons een inkijk en een goed beeld van de beweegredenen om een toezichthoudende functie te aanvaarden. Het houden van toezicht is inmiddels ontwikkeld met al haar verplichtingen, verantwoordelijkheden en maatschappelijke opgaven. Elke maand stelt Delfin Executives 5 vragen aan een toezichthouder.

Welke stijl hanteer je als toezichthouder?

Of je nu bestuurder bent of toezichthouder: het gaat om de missie van de organisatie met de belangen van de doelgroep voorop, of het nou cliënten, klanten, huurders, patiënten of kinderen zijn. Toezichthouders en bestuurders hebben een andere rol en een andere verantwoordelijkheid… maar de basis is gelijk. Mijn motto is ‘Besturen is anderen wonderen laten verrichten’. Je moet richting en ruimte geven. Zo halen mensen het beste uit zichzelf en creëer je een lerende organisatie. Dat heb ik steeds nagestreefd in mijn functie als bestuurder bij ZOwonen, bij mijn interim-opdracht bij Woongoed2000 (nu Nester) en ook nu bij Woonpunt. Dezelfde filosofie hanteer ik ook bij mijn voorzitterschap als toezichthouder bij Kindante of de andere besturen waar ik deel van uitmaak. Als toezichthouder zie je erop toe dat de koers wordt vastgehouden en dat de continuïteit wordt gewaarborgd. Minstens zo belangrijk is dat je de ontwikkeling naar een lerende organisatie stimuleert en erop toeziet dat daarvoor de juiste stappen worden gezet. Dan kun je ruimte geven en hoef je je niet of nauwelijks met de operatie te bemoeien. Voorts vind ik het belangrijk dat je als raad van toezicht of commissarissen werkt aan teamvorming, zodat een open sfeer wordt gecreëerd met een gezonde aanspreekcultuur. En dat de raad opereert op basis van een gezamenlijk gedragen toezichtsvisie om te voorkomen dat de leden alleen maar vanuit hun persoonlijke overtuigingen handelen.

Wat is het geheim van goed toezicht houden?

Alleen het woord al ‘geheim’. Je kunt het beter vervangen van het ‘goed uitoefenen van je vak’ want dat is het. Wees transparant en stel de juiste vragen. Dát is juist het vak van de toezichthouder: stel de juiste vragen op het juiste moment. Stel vragen die de bestuurder aan het denken zetten en inspireren en waar hij of zij mee verder kan. Ik maak nogal eens mee dat toezichthouders geen vragen stellen maar enkel hun eigen overtuigingen poneren. In het slechtste geval willen ze het bestuur de les te lezen en vervallen ze in een rol als bovenmeester. Overigens vind ik omgekeerd dat je als bestuurder de medeverantwoordelijkheid hebt om het goed functioneren van een Raad van Toezicht of Commissarissen te faciliteren. Zorg dat de leden van de raad tijdig voorzien worden van de juiste informatie en spreek hen aan op hun verantwoordelijkheid als zij die zelf (nog) niet zien.

Hoe weet je als toezichthouder wat er speelt in een organisatie?

Creëer een open sfeer, weet wat er ‘onder het golfje’ speelt. Met ‘onder het golfje’ bedoel ik datgene wat niet in de stukken staat, dan gaat het over houding en gedrag dat je waarneemt, de cultuur. Wees sensitief voor signalen over afwijkend gedrag. Stel daar vragen over en vraag dóór totdat je het gevoel hebt dat je weet hoe het zit. Zorg ervoor dat je meerdere bronnen raadpleegt, leg je oor niet alleen te luister bij het bestuur maar ook bij de managers, de ondernemingsraad en de medewerkers. Zie erop toe dat zij een gevoel van veiligheid hebben. Alles mag gezegd worden zonder dat ze bang te hoeven zijn dat hun uitspraken op enig moment tegen hen worden gebruikt. Als je als RvT of RvC in het kader van een zelfevaluatie de bestuurder om eerlijke feedback vraagt over het functioneren van de Raad, moet er vertrouwen zijn. Als bestuurder moet je dan weten dat je er niet op afgerekend wordt. Sta open voor kritiek en straal dat uit. Ik ken Raden die vooral gefixeerd zijn op het beheersen van risico’s en zich voor hun meningsvorming enkel baseren op de stukken die worden aangeleverd. Om een volledig beeld te krijgen, moet je écht meer doen. Doe je dat niet dan loop je gek genoeg juist het risico dat je overvallen wordt door onverwachte tegenvallers.

Wat moet morgen veranderen in toezichthoudend Nederland?

Minder poneren en meer vragen. Staar je niet blind op de inhoud. Ik kan het maar niet vaak genoeg benadrukken: heb meer oog voor cultuuraspecten. Haal ‘frisdenkers’ binnen. Niet omdat iedereen dat nu roept en belangrijk vindt maar omdat je dat je eigen Raad gunt! Frisdenkers kunnen jongeren zijn die nog geen toezichthoudende ervaring hebben of mensen met een andere culturele achtergrond. Die mix, dat is zó belangrijk voor een goed functionerende raad. Stel je open voor ‘ontwikkelpotentieel’, het geeft energie en zorgt voor een toegevoegde waarde. Velen zullen zeggen dat ze het ‘natuurlijk hiermee eens zijn’, nou…laat het dan ook zien in je eigen Raad!

Welke tips heb je voor aankomende toezichthouders?

Laat je niet overdonderen door de gevestigde orde en blijf vooral jezelf. In één zin de belangrijkste boodschap. De theorie van ‘goed toezichthouden’ kan iedereen leren maar de sensitiviteit, die je nodig hebt om meer te zien dan alleen de “blauwe” kant, moet in je zitten. Daar heb je geen cursus voor nodig maar oprechte interesse in de ander.