Vijf vragen aan Karlijn van der Graaf

Als specialist in het vervullen van toezichthoudende functies, spreken we bijna dagelijks (potentiële) toezichthouders, opleiders, bestuurders en stakeholders. Persoonlijke en vaak indringende gesprekken, geven ons een inkijk en een goed beeld van de beweegredenen om een toezichthoudende functie te aanvaarden. Het houden van toezicht is inmiddels ontwikkeld met al haar verplichtingen, verantwoordelijkheden en maatschappelijke opgaven. Elke maand stelt Delfin Executives 5 vragen aan een toezichthouder.

Hoe oud moet je zijn om een toezichthoudende functie goed in te vullen?

Leeftijd is wat mij betreft niet zo spannend. Ik was 31 jaar toen ik lid werd van de Raad van Toezicht bij Movare; een grote organisatie (op dat moment 51 scholen, 1100 medewerkers, 11.500 leerlingen). Waar het om gaat is dat je waarde toevoegt aan jouw raad, en dat hoeft niet persé samen te gaan met ervaring. Het kan ‘m ook zitten in jouw vermogen om te verbinden, of om vanuit een bepaald perspectief op zaken te reflecteren. Er zijn toezichthouders die geweldig functioneren en nog jonger zijn maar er zijn ook ouderen die er niets van bakken. Als nieuweling in een Raad van Toezicht moet je wel je plek weten te verwerven op basis van je kennis en je inbreng; het zou bijzonder zijn wanneer je direct het hoogste woord voert. Maar dat geldt overal, dat is ook het geval als je aantreedt in het bestuur van de harmonie of de voetbalclub.

Belangrijker dan leeftijd is wat mij betreft dat je een beetje stevig bent, tegen een stootje kunt. Als je verlegen bent of schrikt wanneer het er wat pittiger aan toe gaat bij een discussie, dan kun je wat mij betreft beter geen toezichthouder worden. Ook in moeilijke tijden, bijvoorbeeld tijdens een bestuurscrisis, moet je er wel staan als toezichthouder en ook lastige besluiten durven te nemen.

Je moet kritisch maar ook invoelend kunnen zijn, en op basis van deskundigheid of competenties een inbreng kunnen leveren bij een RvT of RvC ,ongeacht leeftijd.

Hoe ziet een ideale Raad van Toezicht uit?

Je verwacht van die standaardantwoorden van goede balans man-vrouw, leeftijd, achtergrond, opleiding, ervaring etc. etc. En natuurlijk dat is belangrijk. Pak de balans man-vrouw, vrouwen bezien zaken vaak vanuit meerdere perspectieven , integraal, terwijl mannen niet zelden vanuit hun vakgebied denken. Mooi dus om beide seksen aan tafel te hebben. En alle leden verhouden zich natuurlijk tot de anderen; dat heeft met positiebepaling van doen. Hoort erbij wat mij betreft; ik schat in dat de meeste toezichthouders graag gezien en gehoord willen worden.

Het belang van het aan boord hebben van een grote diversiteit aan kennis, ervaring, competenties, vaardigheden enzovoort is van belang maar wat je er in de praktijk aan hebt is tevens afhankelijk van de omstandigheden waarmee je als raad wordt geconfronteerd en de mate waarin je als team opereert. Natuurlijk zit iedereen er vanuit zijn eigen portefeuille maar als het spannend wordt, moet je weten wat je aan elkaar hebt. En dan zie je ook dat patronen kunnen veranderen: dan stapt ineens het lid dat normaliter wat op de achtergrond blijft naar voren omdat hij in crisissituaties op z’n best is en dat het lid met de continu inbreng op basis van het eigen vakgebied, plotseling wat stil valt in zo’n situatie.

Als lid van een Raad van Toezicht zie je elkaar – als het goed gaat binnen je organisatie – slechts een beperkt aantal keren per jaar. Juist dan moet je werken aan een teamgevoel, aan verbondenheid. Investeer in elkaar, in de onderlinge band. En die band– en dat is vooral bij het nieuwe toezicht herkenbaar – moet er ook zijn met de eigen bestuurder en liefst ook met relevante partners en bijvoorbeeld een personeelsgeleding. Uiteraard is de professionele afstand bestuurder-toezichthouder van belang maar er moet in mijn ogen ook geïnvesteerd worden in de informele relatie als team. Dat maakt het functioneren van een Raad tot een succes waar uiteindelijk de gehele organisatie baat bij heeft.

Wat zou morgen in toezichthoudend Nederland direct veranderd moeten worden?

De standaardcycli van het aanleveren van stukken, het standaard agenderen van stukken die weer deadlines hebben. Als Raad moet je uitkijken dat je geen document-verslinder wordt. Je moet niet geleefd worden door eisen, procedures en regeltjes. Als Raad van Toezicht, het woord zegt het al, moet je toezien op het reilen en zeilen van de organisatie. Besteed meer tijd aan contacten leggen met medewerkers in de organisatie, verdiep je in de thematieken die spelen en durf een schifting te maken in documenten die écht belangrijk zijn en die je ter informatie krijgt toegestuurd. Dat is overigens geen gemakkelijke opgave maar het zou de kwaliteit van toezicht houden ten goede komen.

Is toezicht houden een nevenfunctie?

Zeer zeker en dat moet het ook blijven. Het is geen ‘hoofdfunctie’ maar ook allerminst een hobby. Nevenfunctie is de juiste term. De functie van toezichthouder is gelukkig wel geprofessionaliseerd. De verantwoordelijkheden zijn niet gering, dat moet je je realiseren. Een commissariaat is ‘niet aardig voor erbij’ ,het is een serieuze aangelegenheid die goed te combineren moet zijn met je dagelijkse werk. En om dat werk naar behoren uit te voeren moet je het ook samen doen zoals ik al eerder zijn vanuit een goed teamgevoel, representatief, geografisch gespreid en aanvullend qua vakgebieden. Als je die kwaliteiten en persoonlijkheden van de diverse individuen in een Raad weet samen te smelten tot een team, dan kun je het ook als nevenfunctie blijven uitoefenen. Tegelijkertijd is mijn ervaring dat je er tijdens bepaalde episodes soms een dagtaak aan kunt hebben..

Welke tips heb je voor een nieuwe toezichthouder?

Om te beginnen: verdiep je in de organisatie. Wat speelt er, welke ontwikkelingen zijn gaande. Dat klinkt als en open deur maar het is zo ontzettend belangrijk om je vooraf te realiseren of het ook echt bij jou past. Een Raad van Toezicht is geen vergaarbak van mensen met verschillende achtergronden, het is een professioneel team waar je onderdeel van zult uit maken. Affiniteit niet alleen met de organisatie maar ook met de doelgroep en met het ‘vak toezicht houden’. Het is wel handig als je zorgt dat je een basiscursus toezichthouden volgt of hebt gevolgd, dan ben je sneller gewend en dus inzetbaar en hoef je niet alles vanuit de praktijk te leren. In mijn begintijd (lachend: “oh, dat klinkt oud”, red.), dus zo’n 10 jaar geleden waren de opleidingsmogelijkheden en aanbod nog niet zo ver ontwikkeld als nu maar dat zou ik elke nieuwe toezichthouder zeker adviseren. En, mocht je solliciteren en niet aangenomen worden, weet dan dat het niet per definitie aan jezelf ligt. Wellicht ben je wel geschikt maar verlangt de groep een ander profiel.

Tot slot: blijf je steeds realiseren dat je een verantwoordelijke positie hebt met een groot maatschappelijk belang. Een voorrecht dus!